BAB I
PEDAHULUAN
I.1 Latar Belakang
Rencana strategis merupakan salah satu
aspek manajemen bagi sebuah organisasi manapun, termasuk perpustakaan.
Perpustakaan bukanlah organisasi atau institusi yang berdiri sendiri dalam
ruang hampa tanpa pengaruh lingkungan sekitar. Sebagai organisasi yang
berkecimpung dalam bidang pengolahan, penyimpanan dan penyebaran informasi
perpustakaan seharusnya sadar akan perkembangan dan perubahan yang terjadi
sehingga perpustakaan dapat terus bertahan dan bermanfaat bagi penggunanya.
Rencana strategis perpustakaanlah sebagai penentu kemajuan dan kesuksesan
perpustakaan dimasa yang akan datang. Dengan adanya rencana strategi ini
perpustakaan memiliki landasan pijakan untuk kedepannya.
Perencanaan strategis harus dilaksanakan
dengan benar agar tujuan utama dari perpustakaan dapat tercapai dan tepat pada
sasarannya. Keberhasilan tersebut akan mengoptimalkan layanan, layanan yang
optimal akan mempuat kualitas sebuah perpustakaan meningkat. Perencanaan
strategi juga akan membantu perpustakaan untuk mengukur dan mengenali
kemampuan-kemampuan, menggali semua potensi yang dimiliki perpustakaan tersebut
guna meningkatkan layanan perpustakaan dimasa yang akan datang.
Perpustakaan SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru
harus memiliki rencana strategis guna mengenali potensi yang ada serta
mengetahui kelemehan yang dimiliki, maka dilakukan evaluasi untuk perubahan
yang dilakukan agar visi,misi serta tujuannya tercapai. Agar fungsi manajemen
Perpustakaan SMK Muhammadyah 1 berjalan dengan baik guna membengun
perpustakaannya yang di inginkan yang mengacu kepada keberhasilan visi dan misi
sekolah.
I.2 Rumusan
Masalah
Bagaimana rencana strategi perpustakaan SMK
Muhammadyah 1 Pekanbaru?
I.3 Tujuan
penulisan
Mengetahaui renstra Perpustakaan SMK Muhammadyah
Pekanbaru serta mengenali aspek-aspek yang ada dalam renstra tersebut
BAB II
PEMBAHASAN
II.1 Pengertian Pereencanaan
Strategis
Ada beberapa hal penting dalam
manajemen, hal-hal ini lah yang membangun suatu manajemen organisasi berjalan
sesuai fungsi dan pengaturan secara efektif
dalam mencapai tujuan pelaksanaan maka diperlukan koordinasi dan perencanaan. Manajemen
juga akan membentuk aspek pola hubungan serta kepemimpinan. Dalam suatu
organisasi manajemen yang baik sangat diperlukan karena akan mewujudkan tujuan
suatu organisasi tersebut.
Perencanaan merupakan salah satu fungsi
manajemen yang sangat penting, segala sesuatu yang akan dilakukan harusnya
berpodoman kepada perencanaan yang sudah ditetapkan. Untuk mendapatkan hasil
optimal maka perencana merupakan jembatan menuju keberhasilan tersebut. Menurut
Stuert dan Moran, 2002 perencanaan adalah inti dari seluruh kegiatan manajemen
karena efektifitas perencanaan tersebut direfleksikan pada setiap bagian proses
pengembangan sebuah organisasi. Sedangkan menurut David, 2009 merupakan suatu
indikator manajemen yang baik. Sedangkan perencanaan menurut Handoko, 2003
adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa, kapan,
bagaimana dan oleh siapa sekumpulan kiegiatan tersebut harus dilakukan.
Dari beberapa pengertian diatas dapat
kita simpulkan bahwa perencana merupakan suatu landasan pengambilan keputusan
untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi sehingga akhirnya akan berdampak
kepada keberhasilan.
Sebelum membuat perencanaan kita perlu
mengumpulkan informasi-informasi yang realistis sesuai dengan realita yang ada
sehingga kemudian keputusan yang diambil tidak bersifat spekulatif dan intutif.
Pengumpulan informasi sesuai dengan realita merupakan suatu ukuran untuk
membuat suatu perencanaan. Tidak hanya berpedoman pada sebah teori, realita
yang adapun harus di seimbangkan dengan teori tersebut . Untuk menerapkan
perencanaan dimasa yang akan datang perlu juga untuk mempertimbangakan
penggunaan strategi agar perencanaan yang dibuat tepat pada sasaran.
Strategi berasal dari bahasa Yunani
yaitu “stategos” yang berasal dari kata “stratos” artinya militer dan “ag” yang
berarti memimpin. Strategi menurut The little Oxford Distionary, 1989 strategi
merujuk kepada kata sifat. Pengertian strategi dalam kamus baghasa Indonesia
yaitu rencana yang cermat mengenai kegiatan untuk mencapai sasaran khusus.
Sedangkan srategi menurut yang dikutip Umar, 2001 dari Stephanie K. Marrus
yaitu suatu proses penentuan rencana para pemimpin puncak yang berfokus pada
tujuan jangka panjang organisasi disertai penyusunan suatu cara atau upaya
bagaimana agar tujuan tersebut dapat dicapai. Selain itu, strategi adalah apa
yang harus kita kerjakan sedangkan bagaimana cara mengerjakannya disebut
taktik, Agustinus (1996)
Dari beberapa pengertian strategi ditas
dapat kita ketahui bahwa yang dinamakan strategi merupakan suatu susunan
rencana untuk mencapai tujuan organisasi. Dalam organisasi strategi merupakan
gabungan dari perencanaan-perencanaan yang sudah disusun lalu dalam
melaksanakannya membutuhkan taktik agar mencapai keberhasilan. Strategi dapat
berubah dalam jangka waktu tetentu hal ini disebabkan oleh beberapa
faktor-faktor atau masalah diluar kemampuan
organisasi sehingga tidak dapat dikendalikan, kenyataan strategi tersebut tidak
membawa ketidakpastian keberhasilan merupakan faktor terjadinya perubahan
strategi juga.
Menurut Siagian, 2007 beberapa hal yang
perlu diperhatikan agar strategi diterapkan secara efektif, yaitu:
1.
Strategi dirumuskan
harus konsisten dengan situasi yang dihadapi organisasi artinya setiap peluang
yang diperkirakan akan timbul harus membawa manfaat dan memperkecil dampak
negatif berupa ancaman bagi organisasi.
2.
Strategi harus
mempertimbangkan dan memperhitungkan kemempuan organisasi dalam menyediakan
sarana, prasarana dan dana untuk mengoperasionalkan strategi tersebut.
3.
Strategi yang
ditentukan harus dioperasionalkan secara teliti dan cermat karna tolak ukur
tentang tepat tidak tepatnya strategi tidak terlihat pada perumusan saja tetapi
pada watu pelaksanaanya juga.
Dari pengertian perencanaan dan
strategi diatas muncul definisi dari beberapa ahli seperti yang dikemukan oleh
Crum, 1995 bahwa perencanaan strategis adalah proses perencanaan jangka panjang
yang digunakan untuk mendefinisikan dan menyatakan misi organisasi menentukan
arah ke masa depan dan berdasarkan kebutuhan pengguna. Selain itu Robert dan
Rowley juga mendefinisikan perencanaan strategi sebagai suatu kegiatan atau
proses yang menyediakan sebuah struktur dan kerangka yang sistematis untuk
mempertimbangkan masa depan, menilai peluang dan pilihan, kemudian memilih dan
melaksanakan kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan lain secara efisien
dan efektif.
Dalam
penjelasan ringkasnya perencanaan strategis merupakan analisis rencana suatu
organisasi yang sudah disusun berdasarkan kebutuhan pengguna dimasa depan.
Perencanaan strategis ini diterapkan untuk mengavaluasi sistem sebelumnya agar
terjadi perubahan di masa depan yang baik untuk mencapai tujuan utama
organisasi tersebut.
Jika
dikaitkan dengan perpustakaan perencanaan strategis merupakan hasil dari proses
pemikiran yang memungkinkan organisasi perpustakaan dan pusat infoermasi untuk
mengatur usaha-usaha yang diperlukan untuk menjalanklan keputusan-keputusan dan
untuk mengukur keputusan supaya sesuai dengan harapan yang diinginkan melalui
umpan balik yang terorganisir dan sistematis serta berbagai penyesuaian.
Rencana strategis perpustakaan akan memanfaatkan kekuatan-kekuatan dari luar
dan dalam perpustakaan untuk peningkatan keualitas maupun kebutuhan pengguna.
Rencana strategis yang akan di susun oleh perpustakaan merupakan usaha untuk
memperbaiki atau menjadikan perpustakaan sesuai dengan tujuan awalnya.
Menentukan
wawasan kedepan yang didasarkan atas pertimbangan potensi, kendala, peluang,
dan ancaman menurut teori SWOT menutut perpustakaan lebih efektif dan efisien
dalam bertindak untuk masa ke depannya. Rencana strategi perpustakaan dibuat
dengan tujuan, sebagai berikut :
1.
Mengarahkan kerja
dan pelayanan perpustakaan
2.
Meningkatkan
kinerja perpustakaan agar lebih efektif di masa akan datang
3.
Memberikan
pelayanan yang memuaskan untuk pengguna
4.
Mengantisipasi
tantangan dimasa kini dan di masa yang akan datang
5.
Memnfaat kan
setiap peluang-peluang yang akan muncul sekarang maupun di masa yang akan
datang
6.
Melaksanakan
misi
7.
Menuju visi
II.2 Proses Perencanaan
Trategis
Sebelum
membuat sesuatu pasti kita memalui beberapa proses terlebih dahulu begitu juga
dengan membuat rencana trategis. Proses-proses tersebutlah yang akan melahirkan
tujuan yang bermutu dari setiap organisasi.
Ada tiga proses menyusun rencana strategis secara
umum menurut Wahyudi (1996), yaitu
1.
Pembuatan
strategi (formulating)
Merupakan pengembangan misi dan tujuan jangka
panjang, pengidentifikasian peluang dan ancaman dari luar serta kekuatan dan
kelemahan organisasi, pengembangan alternatif-alternatif strategi dan penentuan
strategi yang sesuai untuk digunakan.
2.
Penerapan
strategi (implementing)
Menentukan sasaran-sasaran operasional tahunan,
kebijakan organisasi/perusahaan, memotivasi staf/ karyawan dan mengalokasikan
sumber-sumber daya agar strategi yang telah ditetapkan dapat diimplementasikan.
3.
Evaluasi
(evaluating)
Merupakan usaha-usaha mengawasi seluruh hasil dari
pembuatan dan penerapan strategi, termasuk mengukur kinerja staf/karyawan dan
organisasi/perusahaan dan mengambil langkah-langkah memperbaiki jika
diperlukan.
Didunia perpustakaan ada 6 tahapan
proses perencanaan strategis menurut Bryson, 1999 dalam bukunya yang berjudul
Effective Library and Information Centre Management, yaitu :
1.
Pernyataan visi
dan misi
Pernyataan
visi dan misi akan menentukan keinginan perpustakaan di masa yang akan
datang yang akan membedakan dengan
layanan lain.
2.
Audit situasi
Merupakan
tahapan penilaian terhadap faktor lingkungan eksternal maupun internal untuk
mengevaluasi kinerja serta mengidentifikasi hasil yang diinginkan dimasa depan,
dan mengiuraikan pernyataan kebijakan dengan lebih luas.
3.
Evaluasi
kebutuhan
Mengidentifikasi
layanan yang ada dan diinginginkan di masa depan serta memperkirakan kebutuhan
tersebut dimasa depan.
4.
Tujuan
Mengembangkan
tujuan dan menentukan tujuan operasional berjalan sesuai dengan peluang dan
tanatngan.
5.
Program-program
Menetapkan
program dan mengimplentasikan kedalam seluruh aktivitas dan tugas
6.
Penilaian
program
Menilai
dan mengevaluasi program kearah tujuan, jika diperlukan adayan perevisian
tujuan dan program tersebut.
Sedangakan menurut Prytheres (1998)
proses perencanaan strategis perpustakaan dilakukan dengan 8 tahap :
1.
Menetapkan misi
2.
Menetapkan
tujuan
3.
Memeriksa
lingkungan eksternal dan lingkungan internal
4.
Melakukan
analisis SWOT
5.
Mendiskusikan
beberapa pilihan strategis
6.
Memilih strategi
(berdasarkan misi, visi, tujuan serta analisis eksternal dan lingkungan
internal)
7.
Mengimplentasikan.
Tahapan-tahapan tersebut membantu
perpustakaan untuk menentapkan sebuah rencana strategi, sesuai dengan kemampuan
serta keputusan yang dimbil oleh perpustakaan tersebut. Jika digambarkan semua
difinisi tahapan-tahapan perencanaan strategis diatas walaupun beberapa
pernyataan berbeda tapi dapat disimpulkan sebagai berikut :
Visi,
Misi dan Tujuan
|
Penilaian
lingkungan
|
Analisis
SWOT
|
Identifikasi
isu-isu strategis
|
Formulasi
strategi
|
Implementasi
strategi
|
Proses
Renstra
|
Dari gamnbar dapat dilihat tahapan pertama
yang dilakukan dalam perencanaan strategi yaitu penyusunan visi, misi dan
tujuan suatu oerganisasi. Visi, misi serta tujuan inilah dasar pengambilan
keputusan serta sebagai pedoman untuk menyeimbangkan ke penilaian lingkungan.
Penilaian lingkungan secara eksternal dan internal dilakukan dengan analisis
SWOT untuk menyimpulkan kekuatan serta kelemahan, peluang serta ancaman yang
terjadi. Tahapan tersebit akan menghasilkan isu-isu strategis yang berkaitan
dengan kinerja, layanan serta kualitas pengembangan perpustakaan. Tahapan
berikutnya melakukan formulasi strategi atau pemilihan dan penyusunan strategi
berdasarkan isu-isu tadi yang telah di identifikasi dan akhirnya diterapkan
diperpustakaan.
II.3 Rencana
Strategi Perpustakaan SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru
SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru
terletak di jalan senapelan Pekanbaru. Sekolah ini merupakan sekolah kejuruan
yang memiliki beberapa jurusan. Perpustakaannnya terletak di lantai 2 gedung
sekolah. Perpustakaan SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru memiliki 1 orang kepala
perpustakaan dan 2 staf yang membantu, masing-masingnya bertugas dibagian
sirkulasi dan dibagian teknis merangkap dibagian IT dalam perpustakaan.
Visi dan misi perpustakaan SMK
Muhammadyah 1 Pekanbaru masih merujuk pada visi dan misi sekolah, yaitu :
1.
Menumbuhkan
Semangat keunggulan dan kompetitif secara intensif kepada seluruh warga SMK
Muhammadyah 1 Pekanbaru.
2.
Melaksanakan
kegiatan belajar mengajar di SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru secara optimal yang
berorientasi kepada pencapaian kompetensi berstandar nasional dengan tetap
mempertimbangkan potensi yang dimiliki oleh peserta diklat.
3.
Menumbuhkembangkan
penghayatan dan pengamalan aqidah dan akhlatul karimah di SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru.
4.
Mengembangkan
dan mengintesifkan hubungan antara SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru dengan DU/DI dan
instansi yang telah memiliki reputasi nasional dan internasional sebagai
perwujudan dari prinsip “Deman Driven”
5.
Menetapkan
management mutu berbasis sekolah yang melibatkan seluruh warga SMK
Muhammadyah dan stake holder.
Tujuan perpustakaan SMK Muhammadyah
1 Pekanbaru menurut salah satu stafnya yaitu untuk memberikan layanan guna
mencerdaskan seluruh warga sekolah. Pengguna internal perpustakaan SMK
Muhammadyah 1 Pekanbaru terdiri dari siswa, guru dan karyawan dalam sekolah. Adapun
rencana-rencana yang sudah disusun oleh staf-staf perpustakaannya yaitu:
Ada beberapa rencana strategis yang
akan dilakukan 1 tahun kedepan berdasarkan data yang didapat, yang sebagai
berikut penjabarannya :
1.
Rencana strategi
jangka pendek :
a.
Ketertiban
perpustakaan : dilakukan setiap hari
b.
Pelayanan
perpustakaan : dilakukan setiap hari
c.
Memelihara buku
: dilakukan setiap hari
d.
Mengiventaris
buku : dilakukan pada bulan Juli, Agustus dan Desember
e.
Penyimpanan
buku: dilakukan setiap hari
f.
Membagi tugas
staf perpustakaan : dilakukan pada bulan Juli dan Agustus
g.
Menyusun laporan
perpustakaan : dilakukan pada bulan Juli dan Agustus
2.
Rencana strategi
jangka pendek :
a. Program buku : merencanakan pengadaan buku dan bahan
perpustakaan untuk melengkapi buku dan bahan perpustakaan yang akan dilakukan
pada bulan Juli dan November.
b. Perkembangan Perpustakaan
c.
Minat baca anak
Adapun rencana strategi perpustakaan
ini baru disusun pada bulan Juli 2014 sesuai acuan rencana strategi sebelumnya,
karena disebabkan adanya kebijakan sekolah untuk meroling stafnya setiap
tahunnya. Jadi staf perpustakaannya tidaklah berlatar belakang ilmu
perpustakaan dan tidak memiliki pendidikan perpustakaan.
II.4 Pandangan
terhadap Renstra perpustakaan SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru
Dari kunjungan singkat yang saya
lakukan saya sudah melihat beberapa aspek dari perpustakaan SMK Muhammadyah 1
Pekanbaru, sebagai berikut :
1.
Kekuatan Perpustakaan
SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru
a. Perpustakaan menyimpan hasil karya ilmiah atau
laporan akhir siswa
b. Koleksi perpustakaan yang menyangkut bidang
keislaman serta koleksi-koleksi ilmu kejuruan.
c. Memiliki ruangan yang cukup luas dan memadai
d. Memiliki ruang referensi terpisah
e. Tidak hanya berisi buku tapi perpustakaan dibuat
senyaman mungkin dengan menyediakan beberapa permainan seperti monopili dan
ular tangga.
f. Memiliki alat untuk perwatan koleksi
2. Kelemahan Perpustakaan SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru
a. SDM nya yang tidak memadai, kurangnya pengetahuan
tentang ilmu perpustakaan yang disebabkan oleh kebijakan sekolah yang meroling
karyawannya
b. SDM tidak dapat membedakan koleksi sirkulasi dan
referensi jadi ruang referensi masih belum digunakan sesuai fungsinya.
c. Koleksinya masih kurang
d. Penempatan staf yang belum sesuai kompetensi dan
kebutuhan layanan
e. Pemeliharaan dan perawatannya belum optimal
f. Perpustakaan belum memiliki OPAC
3.
Peluang Perpustakaan
SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru
a. Peningkatan pengguna perpustakaan khususya siswa
akan meningkatkan manfaat dari peprustakaan
b. Internet akan menjadi penarik untuk kunjungan
diperpustakaan
c. Adanya SDM yang berlatar belakang akan meningkatkan
pemanfaatan perpustakaan
d. Koleksi buku teks yang bersifat fiksi akan menari
perhatian pengunjung
4.
Ancaman atau
kendala Perpustakaan SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru
a. Target dalam pencapaian koleksi belum terealisasi
b. SDM yang tidak berpendidikan ilmu perpustakaan masih
proses belajar tentang ilmu perpustakaan.
c. Pengadaannya masih terbatas
d. Anggaran untuk perpustakaan sangat minim
BAB III
PENUTUP
III.1 Kesimpulan
Berdasarkan paparan bab diatas,
kita dapat mengambil beberapa kesimpulan terhadap perpustakaan SMK Muhammadyah
1 Pekanbaru:
1.
Dapat
dilihat bahwa banyaknya kelemahannya yang dimiliki Perpustakaan SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru akan
menjadi hambatan dalam rencana strateginya.
2.
SDM yang baru
terjun didunia perpustakaan merupakan ancaman besar bagi Perpustakaan SMK
Muhammadyah 1 Pekanbaru.
3.
Beberapa peluang
dapat direalisasikan Perpustakaan SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru untuk masa yang
akan datang sehingga tujuan dari peprustakaan dapat tercapai.
4.
Dalam
rencana strategisya Perpustakaan SMK
Muhammadyah 1 Pekanbaru belumlah berjalan dengan baik dapat dilihat dari
kelemahan-kelemahan yang ada.
5.
Banyaknya
kelemahan terutama dalam segi SDM, koleksi dan pelayanan Perpustakaan SMK
Muhammadyah 1 Pekanbaru harus mengatasinya dengan melaksanakan rencana strategi
yang dibuat dengan benar.
III.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan, penulis
memiliki beberapa saran, yang dipaparkan sebagai berikut :
1.
Sekolah
seharusnya memberdayakan karyawan sesuai dengan keahlian dan latar belakang
pendidikannya, tidak seharusnya ada sistem rolling terutama untuk pustakawan.
2.
Perlunya
keikutsertaan para pengambil kebijakan dan rencana strategi perpustakaan
3.
Perlunnya
evaluasi baik dalam koleksi, layanan, SDM maupun yang bersangkutan dengan
perpustakaan.
4.
Pustakawan
yang mendapat mandat untuk mengurus perpustakaan harus memahami pengantar ilmu
perpustakaan dahulu, menempatkan koleksi pada tempatnya dan selanjutnya
menerapkan renstra.
DAFTAR PUSTAKA
Sulistyo basuki (2006),
Metode Penelitian, Jakarta : Wedatama Widya Sastra
Boleh di copy, silahkan tinggalkan comment nya yaa :)