Jumat, 07 November 2014

Rencana Strategi Perpustakaan SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru

Diposting oleh Unknown di 23.40 0 komentar

BAB I
PEDAHULUAN
I.1 Latar Belakang
Rencana strategis merupakan salah satu aspek manajemen bagi sebuah organisasi manapun, termasuk perpustakaan. Perpustakaan bukanlah organisasi atau institusi yang berdiri sendiri dalam ruang hampa tanpa pengaruh lingkungan sekitar. Sebagai organisasi yang berkecimpung dalam bidang pengolahan, penyimpanan dan penyebaran informasi perpustakaan seharusnya sadar akan perkembangan dan perubahan yang terjadi sehingga perpustakaan dapat terus bertahan dan bermanfaat bagi penggunanya. Rencana strategis perpustakaanlah sebagai penentu kemajuan dan kesuksesan perpustakaan dimasa yang akan datang. Dengan adanya rencana strategi ini perpustakaan memiliki landasan pijakan untuk kedepannya.
Perencanaan strategis harus dilaksanakan dengan benar agar tujuan utama dari perpustakaan dapat tercapai dan tepat pada sasarannya. Keberhasilan tersebut akan mengoptimalkan layanan, layanan yang optimal akan mempuat kualitas sebuah perpustakaan meningkat. Perencanaan strategi juga akan membantu perpustakaan untuk mengukur dan mengenali kemampuan-kemampuan, menggali semua potensi yang dimiliki perpustakaan tersebut guna meningkatkan layanan perpustakaan dimasa yang akan datang.
Perpustakaan SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru harus memiliki rencana strategis guna mengenali potensi yang ada serta mengetahui kelemehan yang dimiliki, maka dilakukan evaluasi untuk perubahan yang dilakukan agar visi,misi serta tujuannya tercapai. Agar fungsi manajemen Perpustakaan SMK Muhammadyah 1 berjalan dengan baik guna membengun perpustakaannya yang di inginkan yang mengacu kepada keberhasilan visi dan misi sekolah.
I.2 Rumusan Masalah
Bagaimana rencana strategi perpustakaan SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru?
I.3 Tujuan penulisan
Mengetahaui renstra Perpustakaan SMK Muhammadyah Pekanbaru serta mengenali aspek-aspek yang ada dalam renstra tersebut

BAB II
PEMBAHASAN
II.1 Pengertian Pereencanaan Strategis
Ada beberapa hal penting dalam manajemen, hal-hal ini lah yang membangun suatu manajemen organisasi berjalan sesuai fungsi dan pengaturan secara efektif  dalam  mencapai tujuan pelaksanaan  maka diperlukan koordinasi dan perencanaan. Manajemen juga akan membentuk aspek pola hubungan serta kepemimpinan. Dalam suatu organisasi manajemen yang baik sangat diperlukan karena akan mewujudkan tujuan suatu organisasi tersebut.
Perencanaan merupakan salah satu fungsi manajemen yang sangat penting, segala sesuatu yang akan dilakukan harusnya berpodoman kepada perencanaan yang sudah ditetapkan. Untuk mendapatkan hasil optimal maka perencana merupakan jembatan menuju keberhasilan tersebut. Menurut Stuert dan Moran, 2002 perencanaan adalah inti dari seluruh kegiatan manajemen karena efektifitas perencanaan tersebut direfleksikan pada setiap bagian proses pengembangan sebuah organisasi. Sedangkan menurut David, 2009 merupakan suatu indikator manajemen yang baik. Sedangkan perencanaan menurut Handoko, 2003 adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa, kapan, bagaimana dan oleh siapa sekumpulan kiegiatan tersebut harus dilakukan.
Dari beberapa pengertian diatas dapat kita simpulkan bahwa perencana merupakan suatu landasan pengambilan keputusan untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi sehingga akhirnya akan berdampak kepada keberhasilan.
Sebelum membuat perencanaan kita perlu mengumpulkan informasi-informasi yang realistis sesuai dengan realita yang ada sehingga kemudian keputusan yang diambil tidak bersifat spekulatif dan intutif. Pengumpulan informasi sesuai dengan realita merupakan suatu ukuran untuk membuat suatu perencanaan. Tidak hanya berpedoman pada sebah teori, realita yang adapun harus di seimbangkan dengan teori tersebut . Untuk menerapkan perencanaan dimasa yang akan datang perlu juga untuk mempertimbangakan penggunaan strategi agar perencanaan yang dibuat tepat pada sasaran.
Strategi berasal dari bahasa Yunani yaitu “stategos” yang berasal dari kata “stratos” artinya militer dan “ag” yang berarti memimpin. Strategi menurut The little Oxford Distionary, 1989 strategi merujuk kepada kata sifat. Pengertian strategi dalam kamus baghasa Indonesia yaitu rencana yang cermat mengenai kegiatan untuk mencapai sasaran khusus. Sedangkan srategi menurut yang dikutip Umar, 2001 dari Stephanie K. Marrus yaitu suatu proses penentuan rencana para pemimpin puncak yang berfokus pada tujuan jangka panjang organisasi disertai penyusunan suatu cara atau upaya bagaimana agar tujuan tersebut dapat dicapai. Selain itu, strategi adalah apa yang harus kita kerjakan sedangkan bagaimana cara mengerjakannya disebut taktik, Agustinus (1996)
Dari beberapa pengertian strategi ditas dapat kita ketahui bahwa yang dinamakan strategi merupakan suatu susunan rencana untuk mencapai tujuan organisasi. Dalam organisasi strategi merupakan gabungan dari perencanaan-perencanaan yang sudah disusun lalu dalam melaksanakannya membutuhkan taktik agar mencapai keberhasilan. Strategi dapat berubah dalam jangka waktu tetentu hal ini disebabkan oleh beberapa faktor-faktor atau  masalah diluar kemampuan organisasi sehingga tidak dapat dikendalikan, kenyataan strategi tersebut tidak membawa ketidakpastian keberhasilan merupakan faktor terjadinya perubahan strategi juga.
Menurut Siagian, 2007 beberapa hal yang perlu diperhatikan agar strategi diterapkan secara efektif, yaitu:
1.      Strategi dirumuskan harus konsisten dengan situasi yang dihadapi organisasi artinya setiap peluang yang diperkirakan akan timbul harus membawa manfaat dan memperkecil dampak negatif berupa ancaman bagi organisasi.
2.      Strategi harus mempertimbangkan dan memperhitungkan kemempuan organisasi dalam menyediakan sarana, prasarana dan dana untuk mengoperasionalkan strategi tersebut.
3.      Strategi yang ditentukan harus dioperasionalkan secara teliti dan cermat karna tolak ukur tentang tepat tidak tepatnya strategi tidak terlihat pada perumusan saja tetapi pada watu pelaksanaanya juga.
            Dari pengertian perencanaan dan strategi diatas muncul definisi dari beberapa ahli seperti yang dikemukan oleh Crum, 1995 bahwa perencanaan strategis adalah proses perencanaan jangka panjang yang digunakan untuk mendefinisikan dan menyatakan misi organisasi menentukan arah ke masa depan dan berdasarkan kebutuhan pengguna. Selain itu Robert dan Rowley juga mendefinisikan perencanaan strategi sebagai suatu kegiatan atau proses yang menyediakan sebuah struktur dan kerangka yang sistematis untuk mempertimbangkan masa depan, menilai peluang dan pilihan, kemudian memilih dan melaksanakan kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan lain secara efisien dan efektif.
            Dalam penjelasan ringkasnya perencanaan strategis merupakan analisis rencana suatu organisasi yang sudah disusun berdasarkan kebutuhan pengguna dimasa depan. Perencanaan strategis ini diterapkan untuk mengavaluasi sistem sebelumnya agar terjadi perubahan di masa depan yang baik untuk mencapai tujuan utama organisasi tersebut.
            Jika dikaitkan dengan perpustakaan perencanaan strategis merupakan hasil dari proses pemikiran yang memungkinkan organisasi perpustakaan dan pusat infoermasi untuk mengatur usaha-usaha yang diperlukan untuk menjalanklan keputusan-keputusan dan untuk mengukur keputusan supaya sesuai dengan harapan yang diinginkan melalui umpan balik yang terorganisir dan sistematis serta berbagai penyesuaian. Rencana strategis perpustakaan akan memanfaatkan kekuatan-kekuatan dari luar dan dalam perpustakaan untuk peningkatan keualitas maupun kebutuhan pengguna. Rencana strategis yang akan di susun oleh perpustakaan merupakan usaha untuk memperbaiki atau menjadikan perpustakaan sesuai dengan tujuan awalnya.
            Menentukan wawasan kedepan yang didasarkan atas pertimbangan potensi, kendala, peluang, dan ancaman menurut teori SWOT menutut perpustakaan lebih efektif dan efisien dalam bertindak untuk masa ke depannya. Rencana strategi perpustakaan dibuat dengan tujuan, sebagai berikut :
1.      Mengarahkan kerja dan pelayanan perpustakaan
2.      Meningkatkan kinerja perpustakaan agar lebih efektif di masa akan datang
3.      Memberikan pelayanan yang memuaskan untuk pengguna
4.      Mengantisipasi tantangan dimasa kini dan di masa yang akan datang
5.      Memnfaat kan setiap peluang-peluang yang akan muncul sekarang maupun di masa yang akan datang
6.      Melaksanakan misi
7.      Menuju visi
II.2 Proses Perencanaan Trategis
            Sebelum membuat sesuatu pasti kita memalui beberapa proses terlebih dahulu begitu juga dengan membuat rencana trategis. Proses-proses tersebutlah yang akan melahirkan tujuan yang bermutu dari setiap organisasi.
Ada tiga proses menyusun rencana strategis secara umum menurut Wahyudi (1996), yaitu
1.      Pembuatan strategi (formulating)
Merupakan pengembangan misi dan tujuan jangka panjang, pengidentifikasian peluang dan ancaman dari luar serta kekuatan dan kelemahan organisasi, pengembangan alternatif-alternatif strategi dan penentuan strategi yang sesuai untuk digunakan.
2.      Penerapan strategi (implementing)
Menentukan sasaran-sasaran operasional tahunan, kebijakan organisasi/perusahaan, memotivasi staf/ karyawan dan mengalokasikan sumber-sumber daya agar strategi yang telah ditetapkan dapat diimplementasikan.
3.      Evaluasi (evaluating)
Merupakan usaha-usaha mengawasi seluruh hasil dari pembuatan dan penerapan strategi, termasuk mengukur kinerja staf/karyawan dan organisasi/perusahaan dan mengambil langkah-langkah memperbaiki jika diperlukan.
Didunia perpustakaan ada 6 tahapan proses perencanaan strategis menurut Bryson, 1999 dalam bukunya yang berjudul Effective Library and Information Centre Management, yaitu :
1.      Pernyataan visi dan misi
Pernyataan visi dan misi akan menentukan keinginan perpustakaan di masa yang akan datang  yang akan membedakan dengan layanan lain.
2.      Audit situasi
Merupakan tahapan penilaian terhadap faktor lingkungan eksternal maupun internal untuk mengevaluasi kinerja serta mengidentifikasi hasil yang diinginkan dimasa depan, dan mengiuraikan pernyataan kebijakan dengan lebih luas.
3.      Evaluasi kebutuhan
Mengidentifikasi layanan yang ada dan diinginginkan di masa depan serta memperkirakan kebutuhan tersebut dimasa depan.
4.      Tujuan
Mengembangkan tujuan dan menentukan tujuan operasional berjalan sesuai dengan peluang dan tanatngan.

5.      Program-program
Menetapkan program dan mengimplentasikan kedalam seluruh aktivitas dan tugas
6.      Penilaian program
Menilai dan mengevaluasi program kearah tujuan, jika diperlukan adayan perevisian tujuan dan program tersebut.
Sedangakan menurut Prytheres (1998) proses perencanaan strategis perpustakaan dilakukan dengan 8 tahap :
1.      Menetapkan misi
2.      Menetapkan tujuan
3.      Memeriksa lingkungan eksternal dan lingkungan internal
4.      Melakukan analisis SWOT
5.      Mendiskusikan beberapa pilihan strategis
6.      Memilih strategi (berdasarkan misi, visi, tujuan serta analisis eksternal dan lingkungan internal)
7.      Mengimplentasikan.
Tahapan-tahapan tersebut membantu perpustakaan untuk menentapkan sebuah rencana strategi, sesuai dengan kemampuan serta keputusan yang dimbil oleh perpustakaan tersebut. Jika digambarkan semua difinisi tahapan-tahapan perencanaan strategis diatas walaupun beberapa pernyataan berbeda tapi dapat disimpulkan sebagai berikut :
Visi, Misi dan Tujuan
Penilaian lingkungan
Analisis SWOT
Identifikasi isu-isu strategis
Formulasi strategi
Implementasi strategi
Proses Renstra


 Dari gamnbar dapat dilihat tahapan pertama yang dilakukan dalam perencanaan strategi yaitu penyusunan visi, misi dan tujuan suatu oerganisasi. Visi, misi serta tujuan inilah dasar pengambilan keputusan serta sebagai pedoman untuk menyeimbangkan ke penilaian lingkungan. Penilaian lingkungan secara eksternal dan internal dilakukan dengan analisis SWOT untuk menyimpulkan kekuatan serta kelemahan, peluang serta ancaman yang terjadi. Tahapan tersebit akan menghasilkan isu-isu strategis yang berkaitan dengan kinerja, layanan serta kualitas pengembangan perpustakaan. Tahapan berikutnya melakukan formulasi strategi atau pemilihan dan penyusunan strategi berdasarkan isu-isu tadi yang telah di identifikasi dan akhirnya diterapkan diperpustakaan.
II.3 Rencana Strategi Perpustakaan SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru
SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru terletak di jalan senapelan Pekanbaru. Sekolah ini merupakan sekolah kejuruan yang memiliki beberapa jurusan. Perpustakaannnya terletak di lantai 2 gedung sekolah. Perpustakaan SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru memiliki 1 orang kepala perpustakaan dan 2 staf yang membantu, masing-masingnya bertugas dibagian sirkulasi dan dibagian teknis merangkap dibagian IT dalam perpustakaan.
Visi dan misi perpustakaan SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru masih merujuk pada visi dan misi sekolah, yaitu :
1.      Menumbuhkan Semangat keunggulan dan kompetitif secara intensif kepada seluruh warga SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru.
2.      Melaksanakan kegiatan belajar mengajar di SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru secara optimal yang berorientasi kepada pencapaian kompetensi berstandar nasional dengan tetap mempertimbangkan potensi yang dimiliki oleh peserta diklat.
3.      Menumbuhkembangkan penghayatan dan pengamalan aqidah dan akhlatul karimah di SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru.
4.      Mengembangkan dan mengintesifkan hubungan antara SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru dengan DU/DI dan instansi yang telah memiliki reputasi nasional dan internasional sebagai perwujudan dari prinsip “Deman Driven”
5.      Menetapkan management mutu berbasis sekolah yang melibatkan seluruh warga SMK Muhammadyah  dan stake holder.
Tujuan perpustakaan SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru menurut salah satu stafnya yaitu untuk memberikan layanan guna mencerdaskan seluruh warga sekolah. Pengguna internal perpustakaan SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru terdiri dari siswa, guru dan karyawan dalam sekolah. Adapun rencana-rencana yang sudah disusun oleh staf-staf perpustakaannya yaitu:


Ada beberapa rencana strategis yang akan dilakukan 1 tahun kedepan berdasarkan data yang didapat, yang sebagai berikut penjabarannya :
1.      Rencana strategi jangka pendek :
a.       Ketertiban perpustakaan : dilakukan setiap hari
b.      Pelayanan perpustakaan : dilakukan setiap hari
c.       Memelihara buku : dilakukan setiap hari
d.      Mengiventaris buku : dilakukan pada bulan Juli, Agustus dan Desember
e.       Penyimpanan buku: dilakukan setiap hari
f.       Membagi tugas staf perpustakaan : dilakukan pada bulan Juli dan Agustus
g.      Menyusun laporan perpustakaan : dilakukan pada bulan Juli dan Agustus

2.      Rencana strategi jangka pendek :
a.       Program buku : merencanakan pengadaan buku dan bahan perpustakaan untuk melengkapi buku dan bahan perpustakaan yang akan dilakukan pada bulan Juli dan November.
b.      Perkembangan Perpustakaan
c.       Minat baca anak
Adapun rencana strategi perpustakaan ini baru disusun pada bulan Juli 2014 sesuai acuan rencana strategi sebelumnya, karena disebabkan adanya kebijakan sekolah untuk meroling stafnya setiap tahunnya. Jadi staf perpustakaannya tidaklah berlatar belakang ilmu perpustakaan dan tidak memiliki pendidikan perpustakaan.
II.4 Pandangan terhadap Renstra perpustakaan SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru
Dari kunjungan singkat yang saya lakukan saya sudah melihat beberapa aspek dari perpustakaan SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru, sebagai berikut :
1.      Kekuatan Perpustakaan SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru
a.       Perpustakaan menyimpan hasil karya ilmiah atau laporan akhir siswa
b.      Koleksi perpustakaan yang menyangkut bidang keislaman serta koleksi-koleksi ilmu kejuruan.
c.       Memiliki ruangan yang cukup luas dan memadai
d.      Memiliki ruang referensi terpisah
e.       Tidak hanya berisi buku tapi perpustakaan dibuat senyaman mungkin dengan menyediakan beberapa permainan seperti monopili dan ular tangga.
f.       Memiliki alat untuk perwatan koleksi
2.      Kelemahan  Perpustakaan SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru
a.       SDM nya yang tidak memadai, kurangnya pengetahuan tentang ilmu perpustakaan yang disebabkan oleh kebijakan sekolah yang meroling karyawannya
b.      SDM tidak dapat membedakan koleksi sirkulasi dan referensi jadi ruang referensi masih belum digunakan sesuai fungsinya.
c.       Koleksinya masih kurang
d.      Penempatan staf yang belum sesuai kompetensi dan kebutuhan layanan
e.       Pemeliharaan dan perawatannya belum optimal
f.       Perpustakaan belum memiliki OPAC
3.      Peluang Perpustakaan SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru
a.       Peningkatan pengguna perpustakaan khususya siswa akan meningkatkan manfaat dari peprustakaan
b.      Internet akan menjadi penarik untuk kunjungan diperpustakaan
c.       Adanya SDM yang berlatar belakang akan meningkatkan pemanfaatan perpustakaan
d.      Koleksi buku teks yang bersifat fiksi akan menari perhatian pengunjung
4.      Ancaman atau kendala Perpustakaan SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru
a.       Target dalam pencapaian koleksi belum terealisasi
b.      SDM yang tidak berpendidikan ilmu perpustakaan masih proses belajar tentang ilmu perpustakaan.
c.       Pengadaannya masih terbatas
d.      Anggaran untuk perpustakaan sangat minim



BAB III
PENUTUP
III.1 Kesimpulan
Berdasarkan paparan bab diatas, kita dapat mengambil beberapa kesimpulan terhadap perpustakaan SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru:
1.      Dapat dilihat bahwa banyaknya kelemahannya yang dimiliki Perpustakaan SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru akan menjadi hambatan dalam rencana strateginya.
2.      SDM yang baru terjun didunia perpustakaan merupakan ancaman besar bagi Perpustakaan SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru.
3.      Beberapa peluang dapat direalisasikan Perpustakaan SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru untuk masa yang akan datang sehingga tujuan dari peprustakaan dapat tercapai.
4.      Dalam rencana strategisya Perpustakaan SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru belumlah berjalan dengan baik dapat dilihat dari kelemahan-kelemahan yang ada.
5.      Banyaknya kelemahan terutama dalam segi SDM, koleksi dan pelayanan Perpustakaan SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru harus mengatasinya dengan melaksanakan rencana strategi yang dibuat dengan benar.
III.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan, penulis memiliki beberapa saran, yang dipaparkan sebagai berikut :
1.      Sekolah seharusnya memberdayakan karyawan sesuai dengan keahlian dan latar belakang pendidikannya, tidak seharusnya ada sistem rolling terutama untuk pustakawan.
2.      Perlunya keikutsertaan para pengambil kebijakan dan rencana strategi perpustakaan
3.      Perlunnya evaluasi baik dalam koleksi, layanan, SDM maupun yang bersangkutan dengan perpustakaan.
4.      Pustakawan yang mendapat mandat untuk mengurus perpustakaan harus memahami pengantar ilmu perpustakaan dahulu, menempatkan koleksi pada tempatnya dan selanjutnya menerapkan renstra.




DAFTAR PUSTAKA
Sulistyo basuki (2006), Metode Penelitian, Jakarta : Wedatama Widya Sastra

Boleh di copy, silahkan tinggalkan comment nya yaa :)

 

Jendela Ilmu Perpustakaan Copyright © 2010 Design by Ipietoon Blogger Template Graphic from Enakei