Arsip

BAB I

PENDAHULUAN

I.1 Latar Belakang

Arsip dinamis memiliki berbagai fungsi, salah satunya menyediakan informasi bagi pemakai. Untuk itu harus dipenuhi berbagai syarat , antara lain sistem simpan dan temu balik yang cepat dan tepat serta murah untuk terjamin keamanannya. Arsip dinamis ada yang disimpan 30 tahun atau kurang. Adapula yang tersimpan selama-lamanya yang dikenal sebagai arsip statis. Ada arisp dinamis terbuka artin ya siapa saja boleh mengaksesnya. Ada asrip dinamis yang tidak terbuka karena tidak semua orang berhak mengetahjuinya. Maka perlu perlindungan terhadap arsip, dengan demikian perlu adanya manajemen keamanan dalam bidang arsip dinamis.

1.2 Tujuan penulisan

Merangkum bahan arsip dinamis mengambil poin pentingnya sehingga lebih mudah dipahami.

BAB II

PEMBAHASAN

II.1 Pengamaanan Arsip Dinamis

1.      Pentingnya pengamana isi arsip dinamis

Pengaman arsip dinamis tidak hanya dilakukan pada fisiknya saja melainkan isinya yang terpenting. Pengamana ini berguna untuk mengantisipasi penyalahgunaan isi arsip dengan sengaja. Isi arsip bersifat pribadi yang tidak boleh disebarluaskan tanpa sepengetahuan orang yang bersangkutan. Selain itu, individu yang menyimpan arsip menginginkan perlindungan terhadap arsip dinamisnya dari orang yang tidak berkepentingan. Hak tersebut dinamakan hak informasi, hak informasi ada batasnya yaitu selama informasi yang diminta seseorang tidak membahayakan keamanan negara.

2.      Manajemen keamanan

Program manajemen keamanan , antara lain:

·         Penentuan sasaran

·         Batasan tanggung jawab

·         Penilaian risiko

·         Penyusunan kebijakan dan prosedur keamanan

·         Prosedur mengaudit, memantau, dan menilai sistem

a.       Penentuan Sasaran

Sistem manajemen keamanan memiliki sasaran :

·         Memberikan kerahasiaan informasi dan data tentang pribadi atau yang bersifat sensitif

·         Menyediakan integritas isi arsip dinamis dan ketepatan data

·         Mencegah upaya akses yang tidak berwenang terhadap sistem dan data

·         Akses yang cepat bagi pemakai sah pada informasi dan data

b.      Batasan tanggung jawab

Batasan tanggungjawab menajemen keamanan yaitu antara manajemen dan pemakai.

c.       Tanggung jawab manajemen

Menyediakan contoh dalam menjamin keamanan isi arsip dinamis. Manajemen memiliki wewenang  untuk mengembangkan prosedur dan kebijakan keamanan terhadap perusahaan.

d.      Tanggung jawab pemakai perorangan

Pemilik dan pemakai bertanggung jawab tentang penguasaan, pemahaman dan pelaksasnaan kebijakan dan prosedur manajemen keamanan.

·            Penilaian resiko

Nilai dan resiko baru dinilai bila arsip dinamis di iventaris dan jadwal retensi dibua.

·            Penyusunan kebijakan dan prosedur keamanan informasi

Adanya upaya identifikasi terhadap jenis informasi yang memerlukan perlindungan terklebih dahulu.

·            Prosedur audit, memantau, dan menilai sistem

Audit berkala memberikan informasi yang digunakan untuk evaluasi program manajemen keamanan

3.      Kawasan dan fasilitas akses

a.       Jenis kontrol akses

b.      Kunci

c.       Entri elektrik, elektronik dan mekanis

d.      Kartu plastik

e.       Atribut biometrika dan fisik

f.       Sistem kombinasi

4.      Akses ke peralatan

Gawai keamanan tersedia bagi perangkat keras, mulai dari gembok hingga alarm komputer

5.      Akses informasi dan arsip dinamis

Informasi dapat diakses dengan sistem temu balik informasi secara manual berupa dokumen kertas. Akses informasi terbagi dua yaitu:

a.    Akses arsip dinamis kertas

b.    Akses arsip dinamis elektronik

II.2 Arsip Dinamis Vital

1.        Arsip dinamis vital

Yaitu arsip dinamis yang penting bagi kegiatna badan korporasi. Contohnya, anggaran dasar badan korporasi. Keigiatan pada arsip dinamis vital

2.        Identifikasi dan analisis arsip dinamis vital

·           Analisis badan korporatif

·           Klasifikasi arsip dinamis vital

Pada klasfikasi diatas, arsip dinamis badan koorporasi dibagi menjadi arsip dinamis vital, penting, bermanfaat,  dan tidak penting. Arsip dinamis vital ini merupakan arsip dinamis yang diperlukan bagi badan koorporasi guna kelangsungan hidup badan koorporasi.

          Arsip dinamis penting ini merupakan arsip yang diperlukan untuk melanjutkan kegiatan badan koorporasi. Arsip dinamis penting ini mencakup account payable,inventaris,catatan nasabah,catatan produksi,pemesanan,dan juga daftar gaji.

          Kemudian Arsip dinamis bermanfaat disini adalah arsip dinamis yang diperlukan agar kegiatan badan koorporasi tidak terganggu. Arsip dinamis yang bermanfaat in sebaiknya dibuatkan salinan ataupun reproduksi, namun jika arsip dinamis bermanfaat ini hilang, maka akan menimbulkan suatu gangguan.

          Arsip dinamis tidak penting disini adalah merupakan arsip dinamis yang tidak memiliki nilai bagi badan koorporasi, kemudian contoh dari arsip dinamis yang tidak penting ini adalah seperti permintaan yang sudah dijawab,iklan,dan pengumuman. Arsip dinamis tidak penting ini tidak memiliki nilai gunanya atau nilai retensinya bagi badan koorporasi yang telah habis.

·                Volume ruang penyimpan arsip dinamis vital

·                Ruang penyimpan arsip dinamis yang telah diinventaris

·                Perlindungan untuk penyimpanan arsip dinamis yang aman

3.       Analisis risiko

            Seringkali masalah penyimpanan arsip dinamis ini di abaikan, termasuk juga oleh pimpinannya tersebut. Cara yang paling tepat untuk malakukan penghitungan analisis risiko kerusakan adalah dengan menghitung biaya bagi badan koorporasi, badan, atau organisasi, bila arsip dinamis ini rusak total. Tetapi jika arsip dinamis itu musnah,cara mengatasi nya dalah semua biaya yang dikeluarkan akibat kehilangan arsip dinamis vital harus dijumlah dan proses yang sama juga dilakukan pada jenis arsip dinamis lainnya. Khusus untuk Indonesia belum ada kajian yang menyangkut badan koporasi yang bangkrut karena arsip dinamisnya hilang.

·         kebakaran

            Walaupun banyak sekali ancaman yang ada pada keselamatan arsip dinamis ini, namun ancaman terbesar berasal dari Api sehingga mengakibatkan kebakaran. Di daerah Jakarta setiap tahun terjadi kebakaran yang menimpa pemukiman penduduk maupun perkantoran. Hal ini mengakibatkan banyak arsip dinamis yang terbakar. Kita juga dapat melihat pada saat sekarang banyak sekali gedung-gedung pencakar langit yang berdiri,sedangkan di segi lain kita juga dapat melihat kemampuan dinas  kebakaran tidak mampu mengimbangi pembangunan gedung tingkat tinggi. Bila terjadi kebakaran peluang terbesarnya adalah kantor beserta arsip dinamis yang ada akan musnah.

            Di Indonesia ini juga belum ada ketentuan perundang-undangan yang mewajbkan persetujuan dinas pemadam kebakaran pada gambaran arsitektur sampai ke penyelesaian gedung.

·         Air dan Gangguan lainnya

            Banjir juga dapat menyebabkan kerusakan arsip dinamis. Namun kerusakan lain juga bisa berasal dari gempa, angin, pipa bocor, lumut, tikus, serangga, debu, pencurian bahkan juga vandalisme.

4.       metode perlindungan arsip dinamis vital

            Program pengamanan dan perlindungan melibatkan seluruh stuktur badan korporasi sehingga biayanya mahal serta makan waktu. Arsip dinamis vital terdapat pada setiap bagian yang berkaitan dengan masalah hokum, keuangan, dan operasional.

·         Duplikasi atau penggandaan

            Duplikasi adalah metode pembuatan turunan dokumen asli. Untuk menentukan bahwa duplikasi merupakan sarana pencegahan, hal yang perlu di perhatikan adalah :

1.      Bentuk duplikat

2.      Apakah duplikatnya masih ada

3.      Kapan saatnya membuat duplikat

4.      Dimana pembuatan duplikat

5.      Berapa kali pemuktahiran (updating) dilakukan

·         Pemencaran

            Dengan adanya cara ini, kopian document asli disebarkan kepada pihak dalam maupun luar. Biasanya untuk penyebaran dilakukan untuk media yang dilakukan berupa kertas. Untuk pemencaran intern, kopi diberikan kepada orang yang berminat terhadap document tertentu. Arsip dinamis ekstern dilakukan bila informasi dikirim ke pihak luar.

5.      Transfer arsip dinamis vital dan prosedur penyimpanan

            Rencana perlindungan arsip dinamis vital memerlukan prosedur pemindahan dan penyimpanan. Prosedur pindah simpan mencakup senarai (daftar) induk arsip dinamis vital, transfer arsip dinamis vital, prosedur penanganan arsip dinamis,serta pendidikan keselamatan.

·         Senarai induk arsip dinamis vital

            Senarai ini merekam arsip dinamis vital bagi masing-masing bagian. Senarai ini mengidentifikasi arsip dinamis vital untuk masing-masing bagian serta memberikan informasi mengenai prosedur melindungi arsip dinamis.

·         Transfer arsip dinamis vital

            Badan korporasi harus menentukan prosedur transfer dan perlindungan arsip dinamis vital serta menyebarkannya ke semua bagian.

·         Prosedur penanganan arsip dinamis

            Prosedur penanganan arsip dinamis ini mencakup :

1.      Bila terjadi bencana selama jam kerja

2.      Arsip dinamis yang digunakan namun biasa disimpan di lemari besi atau brankas harus dikembalikan ke tempat semula pada akhir jam kerja.

3.      Karyawan tidak di kenankan menumpuk arsip dinamis penting di meja nya

4.      Arsip dinamis yang biasa terlindung dapat menjadi tidak terlindung bila berada di pihak lain

6.      Perlindungan arsip dinamis elektronik vital

            Dalam menyusun program kesiagaan menghadapi bencana atau menyusun program arsip dinamis vital hendaknya kemungkinan terjadinya gangguan pada system pengolahan data elektronik.

·         Analisis aplikasi computer

            Masing-masing aplikasi harus dipisahkan dan dianalisis pentingnya bila terjadi bencana,hal ini menyangkut :

a.       Persyaratan masing-masing aplikasi termasuk perangfkat keras, perangkat lunak, staf, dan media penyimpan.

b.      Apa yang akan terjadi bila system tidak memiliki cadangan serta tdak ada rencana menaggulanginya.

·         Penyusunan prosedur

            Prosedur perlindungan mencakup rencana membuat cadangan. Cadangan arsip dinamis elektronik disimpan ditempat kedap api atau bila mungkin disimpan diluar.lokasi penyimpanan tersebut harus di pastikan aman dari berbagai macam bencana.

·         Lokasi alternative

            Untuk menentukan lokasi alternative setelah terjadi bencana, perlu dipertimbangkan 8 faktor (Tabel 14.3).

·         Rencana tindakan

            Adapun rencana tindakan tersebut yaitu :

1.      Petugas yang bertanggung jawab atas pembuatan cadangan arsip dinamis elektronik

2.      Siapa yang meninjau prosedur tersebut secara berkala

3.      Siapa yang mengambil alih pimpinan bila terjadi bencana

4.      Prosedur sesudah terjadi bencana

5.      Apa yang peerlu dilakukan secara sistematis

6.      Dimana,bagaimana, mengapa, dan bagaimana arsip dinamis vital dilindungi, dan

7.      Proses pemulihan yang dilakukan sesudah bencana

·         Uji kesiagaan

            Setelh rencana menghadapi bencana dibuat maka rencana tersebut harus di uji. Ujian ini harus sama intensitasnya dengan latihan kebakaran yang dilakukan di kantor. Dari hasil ujian ini barulah ditemukan titik-titik lemah yang harus segera disempurnakan.

7.     Pedoman perlindungan arsip dinamis vital

            Setelah mengidentifikasi dan mengambil keputusan mengenai arsip dinamis vital, prosedur yang di ikuti dengan implementasi, serta pengembangan metode perlindungan yang paling tept guna. Maka langkah selanjutnya adalah pembuatan pedoman, pedoman perlindungan arsip dinamis vital yang berkaitan dengan seluruh bagian, mencatat nomor sandi arsip dinamis, serta tahun retensi.

II.3 Pencegahan Bencana dan Pemuliahan Arsip

1. Kebakaran

Api merupakan ancaman bagi perpusttakaan dan arsip dinamis dan statis sejak berabad abad.Berbagai kebakaran di indonesia  menimpa kantor pemerintah maupun swasta sehingga menimbulkan kerugan pada arsip dinamis. Contoh : peristiwa juni 1996 di jakarta pada bulan mei dan november 1998.belum ada perkiraan resmi arsip dinamis apa saja yang terbakar dan berapa dampak kerugian nya pada badan koorporasi.

       Perpustakaan dan pusat arsip dinamis berdasarkan struktur dan materi yang disimpan nya memang merupakan “makanan empuk” untuk api karena tiga unsur yang menimbulkan api ada pada kedua lembaga tersebut.ketiga unsur yang menimbulkan percikan api itu adalah:

·           Bahan yang mudah terbakar seperti kertas,bentuk mikro,pita magnetis, dan cakram optik.

·           Zat yang mempercepat pembakarandengan zat asam.

·           Sumber percikan

2.  Penyusunan Rencana

       Rencana pencegahan dan pemulihan bencana harus memiliki sasaran yang jelas.sasaran umumnya mencakup:

·           Upayakan adanya metode yang efektif dan efisien dalam pencegahan kerusakan arsip dinamis.

·           Upayakan adanya koordinasi yang  efektif  dan efisien dalam tugas pemulihan.

·           Meminimumkan gangguan bencana terhadap kegiatan sehari-hari.

·           Membatasi perluasan kerusakan dan mencegah terjadinya bencana lebih luas.

·           Menyusun operasi alternatif

·           Menyediakan jasa dan operasi pemulihan yang lancar dan cepat.

·           Mencegah luka terhadap personil dan masyarakat.

·           Mencegah kerusakan terhadap harta banda badan koorperasi.

·           Meminimumkan dampak ekonomi.

·           Menjamin kelangsungan badan koorperasi akibat terjadinya bencana.

Rencana pemulihan dan pencegahan bencana meliputi langkah-langkah berupa persetujuan dan keterikatan pada bencana; identifikasi arsip dinamis yang dilindungi; membentuk tim anti bencana dan mengumpulkan informasi yang diperlukan untuk menjalankan rencana ketika benar –benar terjadi bencana.

a.       persetujuan dan keterikatan

Mencegah dan memulihkan bencana memerlukan sumber daya tambahan,maka perlu persetujuan dan keterikatan manejeman puncak.

b.       mengenali arsip dinamis yang harus dilindungi

            Ada badan koorporasi yang memilih melindungi arsip dinamis vitalnya saja, ada pula yang melindungi arsip dinamis vital dan arsip dinamis penting.

c.       penyusunan tim penanggulangan bencana

Setiap badan koorperasi ada orang yang bertanggung jawab sebagai koordinator penanggulangan bencana.

3.  metode pencegahan bencana

pencegahan bencana yang menimpa arsip dinamis meliputi berbagai prosedur guna mencegah kerusakan atas arsip dinamis dan merekonstruksi ulang arsip dinamis yang rusak akibat bencana.

a.        arsip dinamis kertas

Semua arsip dinamis rentan pada gangguan alam dan manusia. Gangguan tersebut berupa kebakaran,gempa bumi, badai, hujan, air,jamur,lumut, serangga, tikus, dan debu.

·         kebakaran

Api merupakan bahaya paling besar bagi arsip dinamis kertas. Untuk melindungi arsip dinamis kertas terhadap bahaya kebakaran, arsip dinamis kertas dapat disimpan di lemari besi , lemari , ruang , dan kardus . Ketahanan penimpan arsip dinamis terhadap bahaya bahwa kebakaran di hitung dengan jangka waktu  bagian dalam penympanan arsip dinamis mencapai suhu 175 celsius.

·         Air hujan, air, dan cairan lainnya

Air dapat membuat arsip dinamis sehingga penyimpanan arsip dinamis perlu membuat rencana penanggulan bahaya air. Pada pusat arsi dinamis yang bertingkat, bila terjadi kebocoran dari langit-langit atau dari lantai atas harus segera di perbaiki.  Arsip dinamis dapat rusak karena kecerobohan manusia, misalnyagelas teh tumpah.

·         Gempa bumiss

Bila lokasi penyimpanan arsip dinamis berada di daerah yang rawan gempa maka penyimpanan arsip dinamis harus memperhitungkan terjadinya gempa . Gedung asap dinamis di buat tahan gempa.

·         Jamur dan lumut

Jamur dan lumut dapat merusak seiap jenis arsip dinamis. Kurang pengawasan terhadap kelembapan dan tingkat suhu ruang . Untuk penyimpanan arsip dinamis, kelembapan berada sekitar 50% sedangkan suhu ruang bekisar antar 18 dan 24 Celsius. 

II.4 Peralatan Dan Sumber Daya Kearsipan

A.   Macam-Macam Alat Penyimpanan Arsip

Peralatan penyimpanan dapat digolongkan menjadi peralatan manual, mekanis dan otomatis. Peralatan penyimpanan manual menyediakan ruang penyimpanan untuk dokumen, sehingga pemakai harus menuju berkas untuk menyimpan atau mengambil dokumen.

Peralatan penyimpanana manual terdiri dari:

1. Spindle file.

Ditemukan pada abad ke 16, alat ini merupakan sebuah jarum besar atau paku menganga keatas yang ditancapkan pada papan atau kertas tebal. Alat ini dapat dikatan revokusioner karena dokumen kertas dapat langsung ditancapkan dipaku tersebut dan tidak memerlukan ruangan khusus. ingga kini spindle file masih digunakan untuk menyimpan catatan, bon, rekening dan dokumen kecil lainnya.

2. Filing cabinet.

Mulai digunakan sejak tahun 1800-an dan hingga sekarang masih digunakan. Dokumen kertas pada mulannya disimpan mendatar, dan apabila bertambah banyak akan disusun menurut abjad dan ditegakkan. Dengan bertambahnya vokume dan jumalah dokumen yang disimpan, maka jumlah lacih akan bertambah yang mengakibatkan masalah penyimapanan dan pencarian makin sulit. Untuk memudahkan dan mempercepat pencarian maka penjajaran vertikal sering digunakan. Untuk kenyamanan pengguna, biasanya lemari penjajaran vertical dua laci sering digunakan menyamping meja sehingga pemakai tetap dapat duduk ketika menyimpan atau menemukan dokumen yang dimaksud. Lemari yang menggunakan 3 laci sering digunakan sebagai counter pada beberapa divisi yang berhubungan dengan pelanggan, sedangkan unit 4 laci merupakan lemari vertikal yang populer saat ini. Saat ini lemari 5 laci mulai banyak digunakan karena mampu menampung 25% lebih banyak dai kapasitas lantai yang sama. Lemari jenis ini disarankan dipakai untuk satu orang karyawan yang mempunyai tempat kerja yag relatif sempit.

3. Open-self file

Berupa jajaran dokumen yang dilakukan pada lemari terbuka (sama dengan rak buku). Dokumen dapat diakses dari samping, begitu juga panduan dan pengenal folder. Lazimnya rak memiliki kelebaran sampai dengan 80 cm dengan jumlaah deratan bertingkat antara 2 samapi 8 tingkat. Dokumen biasanya disimpan dalam  folder bukan laci, sehingga pencarian dokumen lebih cepat dari pada lemari besi vertical. Lemari jenis ini biasanya digunakan untuk ruang kerja dengan materi dokumen yang lebih besar dan frekuensi penjajaran lebih dari 100 penjajaran setiap hari. Seorang karyawan yang terlatih mampu menjajar 30-40 dokumen perjam. Bila ada tambahan dokumen, rak dapat ditinggikan ketas.

4. Lateral files

Adalah unit penyimpanan di mana dokumen diakses dari samping secara horizontal. Lemari jenis ini relatif sama dengan lemari kedua, namun laci yang digunakan tidak terlalu lebar dan dalam. Dengan karakteristik ini, ruang gang yang akan digunakan akan lebih sedikit, sekitar 33 cm diandkingkan 53 cm bagi lemari vertikal. Lemari ini dioperasikan dengan menarik keluar yang umumnya mempunyai 2 sampai 5 laci, dan laci teratas maupun terbawah digunakan untuk menyimpan dokumen yang kurang aktif sebelum pemeindahannya kepusat dokumen. Biasanya laju rujukan bagi dokumen yang disimpan di dalamnya lebih dari 20 dokumen per jam.

5. Unit box lateral file

Box ini menggunakan rancangan kotak khusus yang dapat digantung pada rel yang ditempelkan pada tiang sepanjang rel. Setiap kotak mampu memuat dokumen setebal 10 cm yang tergantung agak miring untuk memeprcepat rujukan, sehingga tidak perlu mengambil folder sebelum menyimpan dan pencarian dokumen. Lazimnya lemari ini lebih tinggi dibandingkan rak terbuka.

6. Lemari Cardex

Menyimpan stok kartu yang dijajarkan dalam berbagai ukuran sehingga pemakai dapat menggunakannya sebagai referensi informasi yang dibutuhkan (hampir mirip dengan yang digunakan pada perpustakaan), seperti catatan kegiatan (bon da tagihan). Ada tiga jenis kartu indeks yang digunakan, yaitu index card berukuran (12,5 x ,5 cm), (15 x 10 cm), atau (20 x 12 cm), aperture card (8,125 x 18,4 cm), dan ledger card (13,75 x 21,25 cm) yang digunakan untuk mencatat tagihan dan rekening. Peralatan seperti ini berupa lemari dengan laci yang tinggi tertentu dan kadang –kadang disekat untuk menyimpan dua baris kartu per laci, sehingga pemakai dapat melihat setiap kartu dan mengenali informasi yang terekam dalam kartu dan biasanya disebut kardex.

7. Microrecord file

Merupakan laci penyimpanan vertikal yang terdiri dari kartu berukuran kecil. Kotak ini memiliki pembagi laci yagn daapt memuat mikrofile, kartu legam (aperture card), mikrofilm. Biasanya satu lemari terdiri atas 4 sampai 11 laci dan terbuat dari berbagai bahan plastik sampai logam. Berbagai jenis media yang digunakan organisasi membutuhkan peraltan yang dapat menyimpannya. Salah satu diantaranya ialah center hooh file, yang memungkinkan berbagai jenis media tergantung pada tiang yang sama dengan gantunga lemari. Cetakan komputer, mikrofis, disket, pita magnetis, surat dan kertas ukuran legal, serta media audio-visual tergantung pada tiang penggantung. Media ini dapat dipasang pada unit rak atau tembok di atas komputer sehingga memudahkan akses dan pamanfaatan ruangan yang efisien.

8. Compact Rolling Shelving

Adalah lemari untuk menyimpan file/dokumen yang diletakkan berjajar dan dapat bergerak di atas rel secara manual maupun mekanis, sehingga tejadi efisiensi pemakaian ruang penyimanan arsip. Arsip lebih   mudah dicari, aman, dan terhindar dari resiko kehilangan. Kantor terlihat lebih rapid an bersih. Sangat cocok untuk arsip dalam jumlah banyak.

9. Rotary Filing Cabinet

Merupakan cabinet untuk penyimpanan arsip menggunakan Sistem Carousel. Yakni, arsip-arsip disimpan di dalam map khusus, yang diletakkan tergantung memutari suatu piringan (tier). Piringan dapat berputar ke dua arah.

10. Map Rotary

Adalah map khusus yang digunakan untuk menyimpan file pada Rotary Filing Cabinet

11. Tray cabinet atau credensa

Adalah cabinet yang berupa laci-laci yang dilengkapi dengan index dan label index, dibuat untuk penyimpanan dan transit arsip-arsip aktif untuk memudahkan pencarian dan meningkatkan tertib administrasi.

12. Forlder (map)

Ialah semacam map tetapi tida mempunyai daun penutup.  Pada folder terdapat tab, yiatu bagian yang menonjol pada sisi atas untuk menempatkan judul file yang bersangkutan. Lipatan pada dasar folder dibuat sedemikian rupa sehingga dapat menambah daya muat naskah-naskah/dokumen. Pada umumnya folder dibuat dari kertas manila dengan ukuran panjang 35 cm, lebar 24 cm dan tabnya berukuran 8-9 cm panjang dan 2 cm lebar. Folder diisi dengan naskah-naskah arsip/dokumen hingga merupakan bagian terkecil dalam klasifikasi suatu masalah. Itulah sebabnya maka tabnya sebaiknya di ujung paling kanan agar mudah terlihat secara keseluruhan dalam susunan.

Guide (petunjuk dan pemisah)

Guide merupakan petunjuk tempat berkas-berkas arsip disimpan, dan sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut. Bentuknya persegi empat panjang dengan ukuran:

Panjang           33 – 35 Cm

Tinggi              23 – 24 Cm

Guide juga mempunyai tab (bagian yang menonjol di atasnya dengan ukuran sama seperti ukuran tab pada folder. Tab berguna untuk menempatkan atau mencantumkan judul dan atau kode klasifikasi dan disusun secara vertikal (berdiri).

Kartu Kendali

Kartu kendali dapat dibuat dari kertas tipis dengan ukuran 10 x 15 cm. Pada kartu kendali terdapat kolom-kolom antara lain:

Indeks subjek, kodeklasifikasi, tanggal terima, nomor urut dan kolom M/K (kolom masuk/keluar)

Hal

Isi ringkas

Lampiran

Dari

Kepada

Tanggal, nomor surat

Nama pengolah

Paraf (tanda tangan)

Catatan

Kolom indeks subjek adalah kolom yang harus diisi dengan masalah uang terkandung di dalam surat yang disesuaikan dengan pola klasifikasi yang dipergunakan. Kolom kode klasifikasi adalah kolom yang diisi dengan tanda-tanda atau kode klasifikasi dari masalah yang terkandung dalam surat. Kolom tanggal terima diisi tanggal datangnya surat atau pengiriman suat. Kode hal diisikan dengan perihal yang terkandung di dalam surat. Kolom isi ringkas adalah kolom yang diisi tentang isi pokok surat secara ringkas, singkat, dan jelas. Kolom lampiran diisikan dengan keterangan tentang lampiran surat dan macamnya. Kolom dari/kepada adalah catatan tentang nama/ alamat/ pejabat/instansi pengirim dan nama/alamat/pejabat/instansi yang menerima surat. Kolom nama pengolah diisi nama pejabat unit/satuan kerja yang harus menangani surat serta parafnya. Kolom catatan diisi keterangan yang diperlukan, termasuk juga untuk tunjuk silang. Kartu kendali ini terdiri dari 3 lembar dengan warna yang berbeda satu sama lainnya.

Contoh format Kartu Kendali

Indeks/Subjek	Kode	TanggalNo. Urut	MK
Hal
Isi Ringkas
Lampiran
Dari/Kepada
Tanggal		No. Surat
Pengolah		Paraf
Catatan

Kartu Pinjam Arsip

Kartu ini dipergunakan untuk meminjam arsip. Setiap pejabat yang memerlukan arsip harus diberi kartu pinjam arsip ini. Kartu ini dibuat rangkap tiga, masing-masing untuk:

Disertakan pada surat yang dipinjam

Ditinggal pada penata arsip sebagai pengganti sementara arsip yang dipinjam

Pada berkas pengingat

Contoh Kartu Pinjam Arsip

KARTU BUKTI PINJAM ARSIP/BERKAS
PeminjamNama : Unit   :
Arsip/Berkas Yang DipinjamPokok surat      :                                  Tanggal/No. surat  : Dari                  :                                  Kepada                   :
Tanggal pinjam:	Tanggal kembali      :
Tanda tanganPeminjam         :	Tanda tanganPengembalian

B.   Kriteria Pemilihan Peralatan

Setelah menentukan sistem yang akan digunakan dalam penyimpanan arsip, tugas manajer dokumen adalah memilih alat penyimpanan. Ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan dalam memilih perlengkapan penyimpanan, antara lain:

1. Jenis dokumen yang disimpan.

Jenis dokumen yang akan disimpan perlu diperhatikan, misalnya apakah dokumen yang akan disimpan terbuat dari kertas, kartu, mikro, dokumen ukuran besar, meteri audiovisual, bentuk magnetik dan elektronik, ataukah media lain di mana masing – masing media mempunyai perlakukan khusus dalam perawatannya. Syarat penyimpangan kartu indeks berbeda dengan disket maupun CD dan berbeda pula denganeksternal storage devices. Karena itu, diperlukan pertimbangan yang rinci terhadap karakteristik fisik dokumen yang akan disimpan sebelum memutuskan membeli peralatan.

2. Kecepatan pemanfaatan yang diperlukan.

Peralatan bersifat mobile agar mampu melayani berbagai lokasi dan dapat secepatnya ditemukan dan dimanfaatkan oleh pengguna. Hal ini akan meningkatkan nilai sebuah dokumen dalam menunjang operasional organisasi

3. Kebutuhan ruangan.

Lazimnya kantor sebuah perusahan atau organisasi menempati lokasi yang strategis guna mendapat citra yang bagus dimata stakeholder-nya. Kondisi ini akan berdampak pada tingginya harga sewa ruangan kantor, dan patut dipertimbangkan dalam melakukan pemilihan peralatan penyimpanan dokumen perusahaan atau organisasi. Rasio ruang kantor biasanya menggunakan perbandingan antara kapasitas simpan per meter persegi dibagi dengan kemampuan perlengkapan penyimpanan yang dimiliki.

4. Pertimbangan keamanan

Beberapa dokumen dapat diakses oleh semua karyawan, misalnya dokumen kebijakan perusahaan, sementara dokumen lain seperti data personalia maupun data keuangan perusahaan tentunya harus dibatasi pada orang yang mempunyai otoritas.

5. Biaya peralatan.

Faktor lain yang patut diperhatikan adalah ketersediaan peralatan tersebut di indonesia. Patut dipertimbangkan bahwa tidak semua perlatan buatan luar negeri lebih baik, bahkan ada juga yang mutunya lebih rendah dari dalam negeri. Setelah melakukan survei peralatan produksi dalam negeri yang diperbandingkan dengan luar negeri, misalnya jaminan after sales service, garansi, dan lain – lain; biaya per peralatan harus sesuai dengan kemampuan. Misalnya harga sebuah filing cabinet 4 laci Rp. 100.000,00 sedangkan 5 laci berharga Rp 125.000,00, sehingga 5 laci lebih murah 20% karena mampu menyimpan 25% lebih banyak dengan menggunakan luas rungan yang sama.

6. Biaya operasional penyimpanan.

Biaya ini termasuk biaya personil yang bertugas menyimpan dan mengelola dokumen, biaya alat tulis kantor yang setara, dan biaya ruang yang diperluan untuk menyimpan peralatan.

7. Jumlah pemakai yang mengakses dokumen secara teratur.

Jumlah pemakai yang mengakses dokumen merupakan hal yang perlu dipertimbangkan sebelum membeli peralatan. Sebaiknya bila pemakai banyak, diperlukan lebih banyak pertimbangan karena lebih orang yang menyimpan dan membutuhkan keberadaan dokumen yang disimpan. Kondisi ini dapat juga disiasati dengan mendistribuikan atau mendesentralisasikan penyimpanan dokumen sehingga penyimpan dan pemakai tidak berkumpul di satu tempat saja.

Ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan sebelum membeli alat penyiapan dokumen di kantor, antara lain (Basuki, 2003):

8. Kesetaraan (compabilitiy) peralatan.

Peralatan  simpan semacam folder harus setera pemanfaatannya dengan peralatan yang telah dan akan dibeli pada masa yang akan datang. Apabila peralatan yagn akan dibeli hanya dapat beroperasi dengan menggunakan peralatan lain dalam ukuran terbatas, maka keterbatasan itu patut dipertimbangkan karena akan manambah biaya operasional. Pertimbangan juga peraltatn yang akan dibeli apakah sesuai dengan alat penyimapan yang digunakan?

9. Efisiensi.

Produsen sadar akan pentingnya efisiensi dalam proses penyimpanan dan pencarian sebuah dokumen pada produk mereka. Misalnya, folder pracetak tersedia bagi sistem klasifikasi alfabetis, numerik dan alfa numerik. Folder ini banyak membantu ketika organisasi menyusun sistem dokumen atau mengubah ke peralatan simpan yang baru. Penggunaan tanda warna juga membantu identifikasi dokumen serta menghindari kemungkinan salah tempat.

10. Kualitas.

Kualitas alat tulis kantor ditentukan oleh berat atau jenis materi yang digunakan dalam pembuatannya. File guide memerlukan kertas yang lebih tebal dibandingkan folder jajaran, karena paduan akan lebih sering digunakan oleh penguna dalam mencari sebuah dokumen, dan biasanya keberadaan alat simpan yang dimaksud akan lebih lama dibandingkan alat simpan selain file guide.

11. Ekonomis.

Meminimumkan biaya merupakan salah satu faktor utama dalam mempertimbangkan pembelian peralatan simpan pada berbagai organisasi, namun patut diingat juga bahwa membeli peralatan yang murah merupakan pilihan yang paling ekonomis. Apabila perusahaan menggunakan file guide yang terbuat dari kertas bermutu rendah, biasanya dalam kurun waktu yang singkat akan mudah rusak sehingga perlu diganti dengan yang baru. Ini berarti pengeluaran ekstras. Untuk itu perlu dipertimbangkan mengenai kualitas alat simpan, sehinga tujuan ekonomis akan lebih berorientasi jangka panjang.

C.   Sumber Daya Administrasi Kearsipan

Untuk mengelola administrasi kearsipan diperlukan sumber daya manusia khusus yang memiliki pengetahuan dan keterampilan dalam bidang kearsipan. Seorang petugas untuk dapat melaksanakan tugasnya dengan baik harus memenuhi syarat-syarat tertentu sebagaimana juga persyaratan untuk petugas tata usaha umumnya yaitu:

1. Memiliki pengetahuan di bidang:

Pengetahuan umum, terutama yang menyangkut masalah surat menyurat dan arsip.

Pengetahuan tentang seluk beluk instansinya yakni organisasi beserta tugas-tugasnya dan pejabat-pejabatnya.

Pengetahuan khusus tentang tata kearsipan.

2. Memiliki keterampilan untuk melaksanakn teknik tata kearsipan yang sedang dijalankan

3. Berkepribadian yakni memiliki ketekunan, kesabaran, ketelitian, kerapian, kecekatan, kecerdasan, kejujuran serta loyal dan dapat menyimpan rahasia organisasi.

  

BAB III

PENUTUP

III. 1 Kesimpulan

Pengaman arsip dinamis sangat diperlukan dengan adanya majemen keamanan dalam arsip dinamis akan ada jaminan terhadap informasi sehingga isi maupun fisik informasi pun dapat terjaga dengan baik. Karena adanya arsip dinamis yang bersifat privasi tidak dapat diakses oleh sembarang orang maka dibentuk lah prosedur serta kebijakan untuk keamanan arsip dinamis guna menjaga penyalahgunaan isi arsip tersebut.

yang pengen ngopy tulisannya izin dulu yaa :)