ANALISIS DAN RANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN SMK MUHAMMADYAH 1 PEKANBARU

MAKALAH

“ANALISIS DAN RANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN SMK MUHAMMADYAH 1 PEKANBARU”

Diajukan untuk memenuhi tugas mata kuliah Perencanaan dan Rancangan Fasilitas Informasi.

Dosen Pembimbing:

YUHELMI, S. KOM, M. KOM

Oleh:

Mustika Ananda

1271201066

JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS LANCANG KUNING

Jalan Yos Sudarso KM. 8 Rumbai, Kota Pekanbaru

Tahun Akademik 2014

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan atas kehadirat Allah SWT atas segala rahmat, berkah, dan hidayah-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah yang berjudul “Analisis Dan Rancangan Sistem Informasi Perpustakaan Smk Muhammadyah 1 Pekanbaru”.

Kami mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang sumbernya berupa artikel dan tulisan telah yang kami jadikan referensi guna penyusunan makalah ini, semoga dapat terus berkarya guna menghasilkan tulisan-tulisan yang mengacu terwujudnya generasi masa depan yang lebih baik. kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna, banyak kekurangan dan kesalahan. Kami mohon maaf atas kekurangan dan kami menerima kritik serta saran yang membantu guna penyempurnaan makalah ini.

Pekanbaru,  1 November 2014

Penulis,

 

  

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .............................................................................. i

DAFTAR ISI ............................................................................................. ii

BAB I PENDAHULUAN

I.1 Latar Belakang ....................................................................................... 1

I.2 Tujuan Penulisan .................................................................................... 1

I.3 Rumusan Masalah .................................................................................. 1

BAB II PEMBAHASAN

II.1 Analisis dan rancangan sistem informasi ..............................................2

II.2 Sistem informasi Perpustakaan SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru......4

BAB III PENUTUP

III.1 Kesimpulan ......................................................................................... 6

III.2 Saran.................................................................................................... 6

DAFTAR PUSTAKA

BAB 1

PENDAHULUAN

I.1 Latar Belakang

Sebagai organisasi yang berkecimpung dalam bidang pengolahan, penyimpanan dan penyebaran informasi perpustakaan seharusnya sadar akan perkembangan dan perubahan yang terjadi sehingga perpustakaan dapat terus bertahan dan bermanfaat bagi penggunanya. Adapun analisis dan rancangan informasi merupakan sarana untuk menemukan permasalah yang ada diperpustakaan dan mencari jalan untuk mengatasinya. Mengkaji masalah yang ada disebuah organisasi sangatlah penting. Hal ini akan menyangkut terhadap perubahan untuk kedepannya, memperbaiki hal-hal yang salah agar perkembangan perpustakaan berjalan dengan lancar untuk masa berikutnya. Serta menemukan masalah untuk dicalikan jalan keluarnya agar perpustakaan bisa berjalan dengan sebagaimana fungsinya. Fungsi tersebutlah yang akan mendorong perpustakaan ke arah yang lebih baik, arah yang akan mengembangkan perpustakaan sesuai dengan era serta zaman. Untuk perpustakaan analisis dan rancangan informasi juga dapat memperbaiki sistem-sistem serta kebijakan yang telah dibuat. Serta sebagai penentu kemajuan dan kesuksesan perpustakaan dimasa yang akan datang. Dengan adanya analisis ini perpustakaan memiliki landasan pijakan untuk kedepannya.

Keberhasilan analisis dan mengatasi permasalahan tersebut akan mengoptimalkan layanan, layanan yang optimal akan mempuat kualitas sebuah perpustakaan meningkat. Analisis tersebut juga akan membantu perpustakaan untuk mengukur dan mengenali kemampuan-kemampuan, menggali semua potensi yang dimiliki perpustakaan tersebut guna meningkatkan layanan perpustakaan dimasa yang akan datang.

II.2 Tujuan Penulisan

Menganalisis masalah di perpustakaan SMK Muhammadyah 1, memperbaki serta mencari jalan keluar untuk mengatasi permasalan yang ada.

II.3 Rumusan Masalah

1.      Definisi analisis dan rancangan sitem informasi

2.      Analisis dan rancangan sitem informasi di perpustakaan SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru.

BAB II

PEMBAHASAN

II.1 Analisis dan rancangan sistem informasi

      Informasi adalah data yang disusun kedalam bentuk yang dapat dimengerti dan bermanfaat bagi user. Informasi adalah “hasil dari kegiatan pengolahan data yang memberikan bentuk yang lebih berarti”

Proses terjadinya informasi, umumnya data perlu mengalami proses pengolahan.

   data                 informasi

Sumber Informasi :

—  Pengamatan lapangan (observasi)

—  Kuisioner

—  Pencatatan

—  Kejadian / event.

—  Permodelan (forecasting, econometric, research, simulation, dsb).

Analisis sitem adalah penguraian dari suatu Sistem Informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Tahap analisis merupakan tahap yang paling kritis dan sangat penting, karena kesalahan di tahapan ini akan menyebabkan kesalahan di tahap selanjutnya.Hasil dari analisis sistem adalah laporan yang dapat menggambarkan sistem yang telah dipelajari dan diketahui bentuk permasalahannya serta rancangan sistem baru yag akan dibuat atau dikembangakan.

Adapun tujuan analisis sitem adalah:

•      Memberikan pelayanan kebutuhan informasi kepada fungsi manajerial di dalam pengendalian pelaksanaan kegiatan operasional  perpustakaan

•      Membantu para pemngambil keputusan

•      Mengevaluasi sistem yang telah ada

•      Merumuskan tujuan yang ingin dicapai berupa pengolahan data maupun pembuatan laporan baru

•      Menyusun suatu tahap rencana pengembangan sistem

Langkah-langkah mengidentifikasi analisis sistem :

•      Mengidentifikasi masalah

•      Mengidentifikasi penyebab masalah

•      Analisis sistem

•      Mengidentifikasi solusi dari masalah

•      Analisis Kebutuhan

•      Mengidentifikasi data apa dan proses apa yang dibutuhkan pada sistem baru.

•      Menentukan kebutuhan fungsional dan non-fungsional dari sistem baru.

Untuk membangun sistem informasi yang kompleks secara sitematis dan terintegrasi, dibutuhkan  metode-metode pembangunan sistem agar dapat menuntun pembuat untuk menghasilkan suatu sistem yang standar. Sistem inilah yang diopakai untulk perkembangan perpustakaan yang mendatang

II.2 Sistem informasi Perpustakaan SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru

A.    Identifikasi masalah

Permasalahan yang terjadi di Perpustakaan SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru :

1.      Pustakawan tidak memiliki pengetahuan ilmu perpustakaan dikarenakan adanya kebijakan dari sekolah yang meroling karyawan setiap tahunnya, hal ini menyebabkan perpustakaan dikelola dengan tidak baik.

2.      Perpustakaan masih menggunakan sistem manual, padahal perpustakaan memiliki tenaga yang ahli dalam teknologi. Hal ini akan memperlambat akses menemukan koleksi yang dicari pemustaka.

3.      Pengadaan koleksi perpustakaan yang minim membuat minat pemustaka berkurang.

B.     Analisis sistem

1.      Dengan adanya sistem rolling menyangkut SMD perpustakaan, pengelolaan perpustakaan akan terhambat dan perpustakaan tidak dapat berkembang dengan adanya sistem dan kebijakan sekolah yang salah, padahal kedepan perpustakaan berlomba-lomba untuk lebih berkembang dan lebih maju lagi. Sekolah seharusnya peka terhadap keputusan dinas pendidikan tentang perpustakaan dan SDM nya yang berlatar belakang ilmu perpustakaan.

2.      Penyimpanan dalam bentuk manual memiliki resiko tinggi terhadap perpustakaan. Resiko kehilangan akan data-data perpustakaan sangat besar, seperti kehilangan, rusak karena bencana alam. Selain itu akses terlahadap perpustakaan begitu lambat karena pustakawan akan mencari terlebih dulu dengan cara manual yang akan memakan waktu. Seharusnya perpustakaan sudah memiliki teknologi dan sitem yang bisa menyimpan data secara aman serta memudahkan proses temu balik informasi.

3.      Anggaran untuk koleksi perpustakaan seharusnya sudah pasti agar ada proses pengadaan yang menawarkan informasi-informasi segar dan minat pemustaka kepada perpustakaan pun meningkat, tidak hanya dalam bidang ilmu kehjuruan juga ilmu-ilmu umum serta koleksi yang bersifat menghibur.

Dari alasan-alasan yang telah diungkapkan di atas, maka seklolah harus mentiadakan sitem rolling untuk tenaga perpustakaan dan mempunyai SDM yang ahli dalam ilmu perpustakaan sehingga perpustakaan dapat berjalan dan berkembang sebagaimana mestinya. Serta memiliki dan mengembangkan koleksis sistem teknologi yang akan mempermudah akses temu balik informasi ,menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang muncul dalam perpustakaan.

C.     Analisi Kebutuhan

Data yang dibutuhkan dalam perencanaan fasilitas informasi:

1.      Data buku atau koleksi perpustakaan : menggunakan delapan daerah bibliografi yaitu : judul/penanggungjawab, edisi, data khusus, impresum, deskripsi fisik, seri, catatan dan no standar.

2.      Data user atau pemustaka : nama, kelas/jurusan, noi tlpon, NIS sebagai no anggota

3.      Statistik peminjaman : jumlah peminjaman perhari, perbulan dan pertahun

4.      Statistik pengunjung : jumlah pengunjung perhari, perbulan dan pertahun

5.      Data pustakawan

Kebutuhan Fungsional

1.      Proses akses untuk anggota perpustakaan saat peminjaman dan pengembalian koleksi.

2.      Proses log in untuk pustakawan.

3.      Rekap data peminjaman dan pengunjung untuk membenahi waktu kedepannya.

4.      Memungkinkan adanya pengadaan koleksi secara rutin.

5.      Proses pencarian koleksi

6.      Proses pemeriksaan koleksi apakan sudah dikembalikan atau belum.

7.      Proses menjalankan kebijakan atau tindakaan jika koleksi belum kembali.

8.      Proses melestarikan dan merawat informasi.

Kebutuhan nonfunsional

1.      Waktu yang dihabiskan pemustaka menemukan informasi

2.      Akses untuk pengguna yang tidak memiliki hak.

3.      Keamana sistem.

BAB III

PENUTUP

III.1 Kesimpulan

Berdasarkan paparan bab diatas, kita dapat mengambil beberapa kesimpulan terhadap analisis dan  rancangan informasi di perpustakaan SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru:

1.      Dapat dilihat bahwa adanya identifikasi masalah yang dimiliki Perpustakaan SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru akan menjadi hambatan dalam pengembangannya.

2.      Analisis masalah SDM yang baru terjun didunia perpustakaan merupakan ancaman besar bagi Perpustakaan SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru.

3.      Perpustakaan SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru harus mengatasinya dengan melaksanakan perubahan dengan hasil analisis tersebut

III.2 Saran

Berdasarkan kesimpulan, penulis memiliki beberapa saran, yang dipaparkan sebagai berikut :

1.      Sekolah seharusnya memberdayakan karyawan sesuai dengan keahlian dan latar belakang pendidikannya, tidak seharusnya ada sistem rolling terutama untuk pustakawan.

2.      Perlunya keikutsertaan para pengambil kebijakan dan rencana strategi perpustakaan

3.      Perlunnya evaluasi baik dalam koleksi, layanan, SDM maupun yang bersangkutan dengan perpustakaan.

4.      Pustakawan yang mendapat mandat untuk mengurus perpustakaan harus memahami pengantar ilmu perpustakaan dahulu, menempatkan koleksi pada tempatnya dan selanjutnya menerapkan renstra.

.

DAFTAR PUSTAKA

Sulistyo basuki (2006), Metode Penelitian, Jakarta : Wedatama Widya Sastra

Materi Kuliah Analisis dan rancangan sistem informasi oleh Dosen Yuhelmio,M.Kom

Tulisan ini dibuat oleh Mustika Ananda, yang mau ngopy ata share lagi izin yaa :)